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27.03.2017

Neues Bewerbermanagement an der RFH

Die Kommunikation mit den Studienbewerbern an der RFH hat sich um einen wichtigen Schritt weiterentwickelt. Viele Abläufe wurden automatisiert, Anschreiben und Zulassungen werden digital versendet – und die Bewerber können alles online verfolgen! So einfach das klingt, es war ein langer Weg. Der Leiter der Studienberatung Timm Minkowitsch und Thomas Bonn, Teamleiter für die Datenverarbeitung der Verwaltung im Rechenzentrum, haben in das Projekt viel Zeit und Energie investiert. Das Ziel war, die Kommunikation mit den Bewerbern zu vereinfachen, das Verfahren zu beschleunigen und transparenter zu machen. Ein absoluter Gewinn für alle Beteiligten!

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v.l.n.r: Timm Minkowtisch (Leiter Studienberatung/Zulassung), Thomas Bonn (Teamleiter Datenverarbeitung im Rechenzentrum)

Der Bewerbungsprozess beginnt mit der Registrierung des Bewerbers oder der Bewerberin auf der Homepage der RFH. Doch wo die Zulassungsstelle vorher auf die Bewerbungsunterlagen warten musste, erhält sie nun direkt eine Information über das Bewerberinteresse und schickt Antragsunterlagen an die Studieninteressenten. So haben die Bewerber in der Regel bereits zwei Tage nach ihrer ersten Registrierung Post im Briefkasten.
Parallel dazu werden die Studieninteressenten per E-Mail begrüßt, in denen ihnen das Bewerbungsverfahren erklärt wird. Darüber hinaus erhalten sie - und darauf sind die Konstrukteure der Bewerberführung besonders stolz - mit der Sekunde der Registrierung einen Zugang zu einem Bewerberportal, über das sie wie ein Fenster auf die Aktivitäten der Studienberatung/Zulassung schauen können: Welche Unterlagen sind eingegangen? Welche Unterlagen fehlen der Zulassungsstelle noch? In welchem Status befindet sich meine Bewerbung?

Empfangsbescheinigungen, Bescheide, alles wird digital versendet und steht den Bewerbern zusätzlich - wie zahlreiche Formulare und Zusatzinformationen - als Download zur Verfügung. Der Dialog mit Bewerbern läuft von Anfang an bis zur Immatrikulation transparent und auf hohem Niveau, informativ für beide Seiten.
„Bei die Entwicklung kamen viele grundsätzliche Verfahrensfragen auf den Prüfstand. Außerdem musste bei der Digitalisierung ein sanfter Mittelweg gefunden werden, denn Automatisierung bedeutet immer auch ein Verlust an Flexibilität – eine Herausforderung bei einer so dynamischen Hochschule“, so Timm Minkowitsch. „Der Nutzen der neuen Bewerberdatenbank ist ein Segen, den Thomas Bonn und ich für das Bewerbungsverfahren der RFH erarbeitet haben. Erste Erfahrungen zeigen, dass das System von den Bewerberinnen und Bewerbern sehr gut angenommen wird.“

Der Weg dahin war lang und nicht einfach. Nicht nur das Tagesgeschäft von Timm Minkowitsch und Thomas Bonn musste weiterlaufen, sondern parallel dazu ein ganz neues System erarbeitet werden, das im Ergebnis einfach, aber in der Entwicklung hoch komplex ist.
 
„Die besondere Herausforderung in der Programmierung lag vor allem auch in der Zusammenführung des alten und neuen Systems. Datenschutz, Firewalls, zeitnahe und reibungslose Datenabläufe - das System musste im laufenden Betrieb eingebettet werden und hat zahlreiche Wechselwirkungen mit anderen Hochschulanwendungen“, so Thomas Bonn.
 
Die neue Bewerberdatenbank:
http://www.rfh-koeln.de/studium/anmeldung-bewerbung/

 

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